Abtippen kostet jeden Monat Stunden.
Jede Rechnung öffnen, die Zahlen suchen, ins Buchhaltungsformular übertragen, Beleg-Datum, Fälligkeit, Periode, Netto, Steuer, Brutto. Immer dieselben Felder, immer von Hand, bei jeder einzelnen Rechnung.
Rechnungserfassung
Lieferantenrechnungen erfassen sich ab jetzt selbst.
VoltGuard liest neue Rechnungen direkt aus eurem Postfach, zieht alle Daten samt PDF heraus und legt sie geprüft zur Freigabe vor. Ihr bestätigt - VoltGuard tippt.
Geschlossene Beta - Zugang aktuell nur mit Zugangsschlüssel.
- Rechnungsnummer
- 400300200100
- Vertragskonto
- 900800700600
- Rechnungsdatum
- 03.08.2026
- Netto
- 84,20 EUR
- Verbrauchsstelle
- Musterhausen
- Läuft auf eurem eigenen Server
- Daten bleiben in Deutschland
- Jede Rechnung wird freigegeben
- Lückenloses Protokoll
Herkunft
Entstanden bei Prosoltec Solarsysteme – aus dem eigenen Rechnungsstapel.
VoltGuard ist kein Produkt vom Reißbrett. Es ist dort entstanden, wo jeden Monat Stromrechnungen für Photovoltaikanlagen abgetippt werden mussten, mit denselben Feldern und denselben Zahlendrehern. Wer es baut, benutzt es selbst.
Das Problem
Drei Dinge kosten euch jeden Monat Zeit oder Geld.
Ein Zahlendreher fällt erst im Abschluss auf.
Vertragskonto und Rechnungsnummer stehen direkt untereinander und sehen fast gleich aus. Zwei Zeichen vertauscht, und die Rechnung hängt am falschen Vertrag.
Rechnungen gehen im Postfach unter.
Zwischen Angeboten, Terminen und Rückfragen bleibt eine Rechnung liegen, bis die Mahnung kommt.
Ablauf
Vier Schritte, von der Mail bis zum fertigen Beleg.
-
Postfach verbinden
Ein eigenes Sammelpostfach per IMAP. VoltGuard liest ausschließlich und verändert im Postfach nichts.
-
Rechnung erkennen
Jede neue Mail mit PDF-Anhang wird sofort geprüft und ausgelesen, inklusive der Einzelpositionen.
-
Daten prüfen
Alle Felder mit der Fundstelle im PDF direkt daneben. Was unsicher ist, wird markiert statt geraten.
-
Übernehmen
Der fertige Beleg steht in derselben Reihenfolge bereit wie euer Abrechnungsformular.
Sicherheit
Gebaut auf einem einfachen Grundsatz: lieber nachfragen als raten.
Kein Auslesesystem der Welt ist fehlerfrei. Entscheidend ist, dass kein Fehler unbemerkt durchkommt.
Doppelte Auslesung
Jede Rechnung wird zweimal unabhängig gelesen. Weichen die Ergebnisse voneinander ab, hält VoltGuard an.
Rechnerische Prüfung
Netto plus Steuer muss Brutto ergeben. Die Summe der Einzelpositionen muss den Rechnungsbetrag treffen. Sonst gibt es keine Freigabe.
Fundstelle statt Behauptung
Zu jedem Wert wird die Stelle im PDF gezeigt, aus der er stammt. Ein Klick, und die Markierung sitzt auf der Zeile.
Betragsgrenze
Ab einem frei einstellbaren Betrag stoppt die Automatik und verlangt eine ausdrückliche Freigabe.
Nichts läuft still durch
Unsichere Felder bleiben leer und rot markiert, statt mit einem Rateversuch gefüllt zu werden.
Lückenloses Protokoll
Wer wann welchen Wert bestätigt oder geändert hat, bleibt dauerhaft nachvollziehbar.
Prüfung erforderlich
Die beiden Auslesungen kommen zu unterschiedlichen Rechnungsnummern.
Auslesung A
400 300 200 100
Auslesung B
900 800 700 600
Der rote Fall
Wenn es nicht eindeutig ist, hört die Automatik auf.
VoltGuard rät nicht und wählt nicht selbst die wahrscheinlichere Variante. Der Vorgang bleibt stehen, der Grund steht im Klartext da, die Stelle im Dokument ist markiert - und ein Mensch entscheidet mit allen Informationen, die er dafür braucht.
Fragen
Was am häufigsten gefragt wird.
Bekommt VoltGuard Zugriff auf unser komplettes Postfach?
Empfohlen ist ein eigenes Sammelpostfach, an das Rechnungen weitergeleitet werden. VoltGuard liest ausschließlich und löscht, verschiebt oder markiert nichts.
Funktioniert das nur mit einem bestimmten Anbieter?
Nein. Die Erkennung arbeitet über die Beschriftungen im Dokument und nicht über ein festes Layout pro Anbieter.
Was passiert bei einer eingescannten Rechnung ohne Textebene?
Sie wird per Texterkennung gelesen und automatisch strenger eingestuft, sodass sie immer durch die manuelle Prüfung läuft.
Wo liegen unsere Daten?
Auf eurem eigenen Server. Die Rechnungen werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Kann VoltGuard eine Rechnung selbstständig bezahlen oder verbuchen?
Nein. VoltGuard bereitet den Beleg vor, die Freigabe erfolgt durch einen Menschen.
Was kostet der Betrieb?
Die Serverkosten plus wenige Cent Auswertungskosten je Rechnung.
Wie bekommen wir Zugang?
Während der Beta über einen persönlichen Zugangsschlüssel. Zugang einlösen.
Beta-Zugang
Schlüssel eingeben und loslegen.
VoltGuard ist in der geschlossenen Beta. Der Zugang läuft über einen persönlichen Schlüssel.